Assessoria de imprensa de evento: a importância do antes, do durante e do depois

Por Lorena Nogaroli, jornalista, assessora de imprensa e sócia-fundadora da Central Press.

Quando um produtor contrata uma assessoria de imprensa, ambos têm que estar cientes de que a função principal de um assessor de imprensa – deveria ser muito claro e óbvio, mas, acredite, não é – é assessorar, orientar, auxiliar os jornalistas.

Também é importante deixar claro que nem sempre o que os jornalistas buscam está exatamente de acordo com o que o produtor espera. Ou seja, nem sempre a cobertura da mídia vai ser publicada antes do evento, para vender ingressos; nem sempre a matéria vai citar o nome dos patrocinadores; nem sempre os jornalistas vão entrevistar as fontes indicadas; e nem sempre será publicado tudo o que foi dito.

Regras claras evitam expectativas frustradas. A esta altura, o produtor deve estar se perguntando: “Mas por que vou contratar uma assessoria de imprensa se não for para fazer exatamente do jeito que eu quero?” Porque é justamente esse o papel da assessoria de imprensa: saber o que fazer, com segurança e tranquilidade, em um momento de crise. E eventos têm vários desses momentos, não é mesmo?

Comecemos pelo início. A assessoria de imprensa de um evento bem feita deve trabalhar bem em três momentos: antes, durante e após o evento. Antes, com o objetivo de comunicar aos jornalistas e, consequentemente, ao público interessado, que o evento vai ser realizado. Isso pode ser feito com um mês, um semestre ou até um ano de antecedência. Compilar todas as informações sobre expositores e palestrantes. Alinhar com todos eles quem será o porta-voz e sua disponibilidade para entrevistas. Ter uma agenda funcional com os contatos de todos os assessores de imprensa envolvidos com patrocinadores, expositores e palestrantes. Montar uma lista de produtos e cases apresentados e dividi-la em temas, datas e localização, a fim de facilitar o trabalho do jornalista antes e durante o evento.

Pode parecer simples, mas essa preparação exige tempo e esforço. Um guia bem feito do evento, com mapa, agenda completa, números (sim, jornalistas gostam de números) e sugestões de abordagem vão facilitar a vida do profissional de imprensa e ampliar as possibilidades de cobertura do evento. O monitoramento em tempo real também é importante para mensurar o que está sendo publicado sobre o evento, e possibilita corrigir rumos durante o processo. Um grande erro dos assessores é ignorar o que está sendo publicado e acabar oferecendo para o jornalista o que ele já tem.

A preparação exige do assessor, ainda,  uma lista de riscos com plano de ação para cada um deles e comunicados pré-aprovados para o caso de uma crise em meio ao furacão. Mas, quem vai contratar uma assessoria de imprensa que fala em tragédia? O seguro morreu de velho. No meio de um incêndio ou de um acidente com 10 mil pessoas dentro de um centro de exposições, a última coisa que o organizador do evento vai ter é cabeça para pensar no que falar para a imprensa – e é aí que mora o perigo. Geralmente, no momento de tensão, a razão trava e a primeira coisa que vem à cabeça é “não vou falar nada até que eu tenha lucidez e visão do caso para conseguir organizar meu raciocínio”. Mas a imprensa – assim como a opinião pública – não funciona assim. Na percepção do público, quem se cala tem culpa. E é exatamente nessa hora que as fake news e os boatos correm soltos.

Durante o evento, a função do assessor de imprensa vai muito além de recepcionar jornalistas na sala de imprensa e garantir que não falte água, comida, internet e estrutura elétrica para celulares, notebooks e câmeras. O jornalista quer informações, quer novidades, quer fontes. Muitas vezes, o assessor de imprensa tem que sair dos seus dez metros quadrados dentro do evento para ver o que está acontecendo fora dele, brifar corretamente os profissionais de imagem e, por que não?, ajudar o jornalista que não conseguiu sair da redação, seja gravando uma sonora ou cobrindo uma palestra.

No Brasil, muitas vezes, assessores de imprensa também são jornalistas – o que é uma grande vantagem, pois podem ajudar seus pares das redações a descobrir as notícias. O assessor, durante o evento, funciona como uma espécie de farejador de notícias, que vai entregar aos jornalistas um cardápio com opções de abordagem e dados para que eles escolham o que lhes agrada mais ou o que faz mais sentido para sua editoria, veículo ou público. Um time de assessores bem preparado pode, inclusive, compartilhar informações e novidades do evento em tempo real em um drive ou hot site, para que o jornalista tenha acesso ao conteúdo de onde estiver. Isso inclui texto, áudio, fotos e vídeos. E lembre-se: coletivas de imprensa no evento podem ser frustrantes para cliente, assessor e porta-voz. Mesmo sendo mais trabalhoso, prefira organizar uma agenda de entrevistas direcionadas.

Quando acaba o evento, o trabalho do assessor de imprensa continua, ao contrário do que tenho visto mundo afora. E não estou falando da tarefa entediante de ir atrás do que foi publicado e prestar contas ao cliente. O jornalista quer um balanço do evento: quantas pessoas compareceram, quanto gerou de negócios, o que foi definido, quando será a próxima edição. Enfim, um release de balanço, com informações completas e oficiais. Aí, sim, é hora de avaliar, anotar os erros e acertos, contabilizar as conquistas e pensar no que poderia ter feito melhor. O melhor aprendizado é a prática, e o próximo evento sempre será melhor que o anterior se soubermos aprender com os erros.

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