Ficou para trás o tempo em que as mesas no trabalho eram personalizadas com fotos da família, canecas especiais, enfeites e artigos pessoais. Até os aparelhos de telefone estão com dias contados. Já pensando no retorno ao trabalho presencial – ou pelo menos, parte dele -, as empresas começam a adaptar seus espaços para a realidade que, tudo indica, será híbrida. Isso inclui escalonamento das equipes, mesas coletivas, muito álcool em gel e novos hábitos e regras. Para sanar a dúvida entre entregar ou não o ponto físico, estratégias como diminuição da capacidade de pessoas, adaptação de estruturas e foco em espaços mais coletivos podem ajudar a repensar os escritórios e reduzir gastos.
De acordo com uma pesquisa realizada pela Robert Half, empresa global de consultoria de recursos humanos, desde o início da pandemia, 80% das posições trabalhadas pela marca eram 75% ou 100% remotas. Em 2019, apenas 5% tinham essa característica. Dentro desse estudo, 61% dos trabalhadores entrevistados se identificam como ‘homesteader‘, ou seja, que preferem o home office, 21% como ‘office dweller‘, aqueles que adoram o clima do escritório, e outros 15% como ‘coffee shop traveller‘, que são os que preferem trabalhar de outros lugares, como cafeterias, coworkings e ambientes diversos.
Nesse cenário, o diretor de serviços corporativos do Grupo Marista, Alexandre de Olim Cardoso, ressalta que o retorno ao trabalho presencial deve trazer algum atrativo ao colaborador. “Apesar das dificuldades do trabalho home office, quando voltarmos ao presencial, desafios como o deslocamento e tempo perdido no trajeto até o escritório serão pontos considerados pelo trabalhador. Por isso, o espaço físico deve ter algum diferencial que justifique a ida até lá, mesmo que somente em alguns dias da semana, já que a expectativa é de uma rotatividade de colaboradores e elaboração de escalas”, explica.
Redução do espaço físico
Na FTD Educação, editora de livros didáticos do Grupo Marista com sede em São Paulo, a solução encontrada foi reduzir o espaço físico e transformar o novo ambiente em um local descontraído e repaginado. “Nós tínhamos dois prédios disponíveis para nossa equipe, um deles alugado, com oito andares, e outro próprio, com três andares. Nosso plano de ação foi devolver o prédio alugado, que nos custava caro, e concentrar nossos postos de trabalho no ambiente próprio, agora adaptado para receber os colaboradores de forma escalonada”, conta o coordenador de infraestrutura predial da FTD, Paulo Pereira Júnior.
Com a mudança, os 575 funcionários, antes divididos em duas instalações, agora serão acomodados em somente um prédio, que antes da remodelação tinha capacidade para 150 pessoas e agora, após a reforma, poderá receber 280 trabalhadores. Uma otimização de 86% no ambiente. Com as adaptações, metade do quadro de colaboradores poderá trabalhar presencialmente, permitindo assim que o trabalho seja realizado no formato 50% home office e com escalas.
Segundo Alexandre, a mudança foi prevista antes mesmo da chegada da pandemia. “Nós já tínhamos acendido um alerta de que não fazia sentido mantermos dois prédios considerando que o home office era uma realidade para 20% dos colaboradores antes mesmo da covid-19 e trazia muito mais facilidade para a rotina, ainda mais em São Paulo, onde sabemos que o deslocamento diário é desgastante e gera um estresse grande. Então, em agosto de 2019 iniciamos as pesquisas para fazer a mudança e, com a pandemia, o momento se tornou ideal para realizarmos as obras, já que os prédios ficaram vazios”, ressalta.
No prédio próprio, a instituição investiu em estações de trabalho colaborativas, ou seja, que podem ser usadas por diferentes profissionais a cada dia, e na disponibilização de lockers para o armazenamento de artigos pessoais, deixando assim o espaço comum livre e facilitando a organização das mesas. Os aparelhos de telefone também somem e as linhas passam a estar acopladas aos notebooks individuais. Já os espaços de reuniões foram divididos em pequenos cômodos, voltados para os encontros on-line, conversas de feedback ou bate papo entre colegas, e salas estruturadas, específicas para reuniões de equipe, apresentações de projetos e outros eventos.
Com as alterações, o modelo se tornou inspiração para outras sedes do Grupo Marista, que deve estudar a aplicação de mais mudanças. Isso seria possível por medidas que permitem o escalonamento das equipes. Um exemplo é o fato de que algumas funções exercidas no grupo já foram repensadas para o modelo 100% on-line, inclusive com a contratação de colaboradores de outros estados, sem a necessidade de estarem nas cidades da sede física. “Projetos como esse, que trazem inovação e otimização de estruturas, sempre fazem os olhos brilharem. Um escritório novo, repaginado e adaptado às novas necessidades da sociedade é o que toda empresa quer aplicar, e não foi diferente no Grupo, que agora estuda formas de levar esse projeto para outras frentes de missão”, explica Alexandre.
Saúde em primeiro lugar
Pensar no retorno ao trabalho presencial e em quais diferenciais o ambiente terá para os colaboradores é primordial, mas a saúde não pode ficar de lado. Ainda no enfrentamento da pandemia da covid-19, os cuidados com protocolos de higiene e novos hábitos também devem estar no planejamento do espaço físico. De acordo com Paulo, o sistema de ventilação é um dos principais pontos a ser levado em conta. “O ar condicionado convencional não é o ideal para ambientes com maior concentração de pessoas, e nem sempre a ventilação natural, com janelas e portas abertas, será suficiente. Por isso, nos novos projetos, a climatização já é pensada a partir da renovação constante do ar dentro do local a partir de tubulações específicas e novas tecnologias”, ressalta.
Além disso, a proibição de consumo de alimentos na mesa, limpeza mais frequente dos espaços e disponibilização de álcool em gel também são pontos a serem adotados. “Novos hábitos precisam ser inseridos na rotina do escritório. O lanche passa a ter local determinado somente para isso, ficam de fora os bebedouros, todos os ambientes, mesas, cômodos e corredores contam com totens e dispensers de álcool, além de todos os espaços serem pensados para garantir o distanciamento entre as pessoas”, explica Paulo. Todo o protocolo de retorno foi validado pelas equipes médicas do Hospital Marcelino Champagnat, de Curitiba (PR).
Escritório também é lugar pra relaxar
E, para garantir os atrativos e diferenciais aos colaboradores, o escritório também se tornou lugar de jogar videogame, tirar um cochilo ou até malhar. “Mais do que nunca, estamos vendo as empresas aplicarem o conceito de ‘escritório do Google’ em suas sedes. Na FTD, o novo projeto contou com academia, oratório, sala de jogos, quiet room e sala de massagem”, ressalta Paulo.
Apesar de prontas, as estruturas ainda não estão liberadas para uso dos colaboradores. “Estamos ansiosos para ver como será a reação dos colaboradores ao conhecer essa nova estrutura e também formato de trabalho, mas entendemos que o momento ainda não permite esse retorno. Apesar disso, estamos deixando tudo pronto e já adaptado ao próximo capítulo dessa história: a volta ao trabalho presencial de forma segura e reformulada”, finaliza o coordenador.
