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Centro Universitário goiano investiu em soluções para digitalizar processos e atendimentos e acompanhar sua evolução em tempo real
O Centro Universitário de Goiás, Uni-ANHANGUERA, instituição com mais de 40 anos de tradição, está transformando a sua administração financeira e acadêmica com apoio da TOTVS, empresa líder em soluções de negócios na América Latina. O projeto de integração de sistemas está proporcionando um alto nível de gestão, processos automatizados, gerenciamento unificado e acompanhamento da sua rentabilidade.
Antes da parceria com a TOTVS, a gestão do Uni-ANHANGUERA, que conta com aproximadamente 7 mil alunos em 33 cursos de graduação e tecnólogos e 20 de pós-graduação, era descentralizada, haviam cinco softwares diferentes e nenhum se comunicava com o outro – isso sem mencionar que alguns departamentos necessitavam da informatização de processos. Com isso, o controle financeiro, orçamentação e dados para tomada de decisões eram gerados manualmente pela contabilidade.
Hoje, com uma visão unificada da operação o Uni-ANHANGUERA consegue fazer uma apuração em tempo real da margem de contribuição dos cursos oferecidos, em especial, os tecnólogos. Como esse tipo de formação é sazonal – o mercado de trabalho determina a procura -, os gestores conseguem saber se é viável manter certos cursos ou ofertar um que esteja demandando mais. Por exemplo, está crescendo a busca por profissionais de gestão de recursos humanos, portanto, essa deverá ser uma formação muito requisitada. Em compensação, o tecnólogo de gestão de pessoas está em baixa no mercado e pode deixar de ser oferecido. Outro ponto referente à eficiência operacional é o controle de bolsas (Fies e Prouni). Quando a matrícula é feita, o próprio software financeiro já realiza o cálculo da bolsa e faz a projeção de como esse desconto impactará nas finanças.
A gestão da remuneração do corpo acadêmico também era um ponto sensível com impactos direto na margem de contribuição. Assim como em outras instituições, os docentes são pagos por hora/aula e, anteriormente, o Uni-ANHANGUERA dependia do apontamento manual dos coordenadores para saber se a carga horária havia sido cumprida e quanto deveria ser realmente pago. Esse formato de conferência gerava algumas inconsistências, já que processos com interação humana são mais passíveis de erros. Devido à flexibilidade das soluções TOTVS, foi possível integrar o sistema legado de gestão de acesso (catracas) ao ERP. Assim, quando o funcionário ou aluno passa o cartão na entrada, o sistema já detecta se aquela pessoa está mesmo habilitada a entrar.
“Ter a TOTVS como parceria é assegurar a nossa evolução e uma gestão mais profissional dos nossos negócios. Com o projeto, podemos ficar ainda mais focados no que realmente interessa, a qualidade do ensino, sem deixar de lado a gestão. Locamos nossa praça de alimentação para outras empresas e também contamos com a tecnologia para administrar os contratos de locatários”, diz Marcelo Pacheco, coordenador de TI do Uni-ANHANGUERA.
Naturalmente que o próximo passo foi levar a digitalização também para a sala de aula. Agora, todo o controle acadêmico é feito via smartphone. O professor faz a tradicional chamada e lançamento de notas sem papel, usando apenas o dispositivo. Com isso, ele não acumula funções administrativas e pedagógicas e fica livre para se dedicar apenas ao aprendizado e desenvolvimento dos seus alunos.
Futuro
O projeto de implantação do fluig, plataforma de transformação digital da TOTVS, iniciou-se há pouco mais de seis meses, mas já está trazendo resultados positivos para o Uni-ANHANGUERA.
O primeiro processo implementado é o de colação de grau.
A solução faz toda parte de check list para a solenidade e triagem do aluno – busca no software se ele cumpriu os requisitos acadêmicos (percentual de presença, nota, entrega de trabalho final, entre outros) e se está apto para receber o certificado de conclusão. Pelo fluig, o estudante faz o requerimento, de acordo com o cronograma de cada curso, e também interage com o departamento de marketing, responsável pela organização da cerimônia.
A plataforma também apoiará o Uni-ANHANGUERA em sua nova empreitada com a abertura de cursos à distância, que já está em fase de homologação junto ao Ministério da Educação (MEC). De acordo com a legislação, para oferecer essa modalidade de ensino é essencial ter uma secretaria online. A solução possibilitará um monitoramento efetivo de todo o processo no departamento, como a localização do documento, se já foi assinado ou não e etc.
Além disso, a secretaria online irá diminuir o fluxo de trabalho do departamento e desafogar a central de relacionamento. Para o estudante também haverá ganhos significativos porque ele não precisará chegar mais cedo para enfrentar uma fila apenas para pedir um boleto ou atestados de matrículas. A ideia é facilitar a vida do aluno e fazer com que ele vá para a faculdade apenas para estudar.
Outro módulo que deverá ser adotado já segundo semestre de 2017 é o Gestão Eletrônica de Documentos (GED). Por ser uma instituição tradicional, constantemente há pedidos de segunda de via de diploma de alunos formados há décadas. O GED vai apoiar o gerenciamento e localização desses documentos. Também está em andamento a adoção da funcionalidade de rede social. O objetivo é facilitar ainda mais a comunicação entre os funcionários e docentes e discentes.
“Para a TOTVS é uma satisfação apoiar o Uni-ANHANGUERA nesse processo de digitalização. A nossa experiência no setor educacional comprova que ter uma visão unificada do negócio assegura não só aumento de receita, mas também excelência em ensino”, diz Marcelo Cosentino, vice-presidente de Professional Services da TOTVS.
Sobre a TOTVS
Provedora de soluções de negócios para empresas de todos os portes, atua com softwares de gestão, plataformas de produtividade e colaboração, hardware e consultoria, com liderança absoluta no mercado SMB na América Latina. Com mais de 50% de marketshare no Brasil, ocupa a 20ª posição de marca mais valiosa do país no ranking da Interbrand. A TOTVS está presente em 41 países com uma receita líquida de mais de R$ 2 bilhões. No Brasil, conta com 15 filiais, 52 franquias, 5 mil canais de distribuição e 10 centros de desenvolvimento. No exterior, conta com mais 7 filiais e 5 centros de desenvolvimento (Estados Unidos, México, China e Taiwan). Para mais informações, acesse o website www.totvs.com.
Antes da parceria com a TOTVS, a gestão do Uni-ANHANGUERA, que conta com aproximadamente 7 mil alunos em 33 cursos de graduação e tecnólogos e 20 de pós-graduação, era descentralizada, haviam cinco softwares diferentes e nenhum se comunicava com o outro – isso sem mencionar que alguns departamentos necessitavam da informatização de processos. Com isso, o controle financeiro, orçamentação e dados para tomada de decisões eram gerados manualmente pela contabilidade.
Hoje, com uma visão unificada da operação o Uni-ANHANGUERA consegue fazer uma apuração em tempo real da margem de contribuição dos cursos oferecidos, em especial, os tecnólogos. Como esse tipo de formação é sazonal – o mercado de trabalho determina a procura -, os gestores conseguem saber se é viável manter certos cursos ou ofertar um que esteja demandando mais. Por exemplo, está crescendo a busca por profissionais de gestão de recursos humanos, portanto, essa deverá ser uma formação muito requisitada. Em compensação, o tecnólogo de gestão de pessoas está em baixa no mercado e pode deixar de ser oferecido. Outro ponto referente à eficiência operacional é o controle de bolsas (Fies e Prouni). Quando a matrícula é feita, o próprio software financeiro já realiza o cálculo da bolsa e faz a projeção de como esse desconto impactará nas finanças.
A gestão da remuneração do corpo acadêmico também era um ponto sensível com impactos direto na margem de contribuição. Assim como em outras instituições, os docentes são pagos por hora/aula e, anteriormente, o Uni-ANHANGUERA dependia do apontamento manual dos coordenadores para saber se a carga horária havia sido cumprida e quanto deveria ser realmente pago. Esse formato de conferência gerava algumas inconsistências, já que processos com interação humana são mais passíveis de erros. Devido à flexibilidade das soluções TOTVS, foi possível integrar o sistema legado de gestão de acesso (catracas) ao ERP. Assim, quando o funcionário ou aluno passa o cartão na entrada, o sistema já detecta se aquela pessoa está mesmo habilitada a entrar.
“Ter a TOTVS como parceria é assegurar a nossa evolução e uma gestão mais profissional dos nossos negócios. Com o projeto, podemos ficar ainda mais focados no que realmente interessa, a qualidade do ensino, sem deixar de lado a gestão. Locamos nossa praça de alimentação para outras empresas e também contamos com a tecnologia para administrar os contratos de locatários”, diz Marcelo Pacheco, coordenador de TI do Uni-ANHANGUERA.
Naturalmente que o próximo passo foi levar a digitalização também para a sala de aula. Agora, todo o controle acadêmico é feito via smartphone. O professor faz a tradicional chamada e lançamento de notas sem papel, usando apenas o dispositivo. Com isso, ele não acumula funções administrativas e pedagógicas e fica livre para se dedicar apenas ao aprendizado e desenvolvimento dos seus alunos.
Futuro
O projeto de implantação do fluig, plataforma de transformação digital da TOTVS, iniciou-se há pouco mais de seis meses, mas já está trazendo resultados positivos para o Uni-ANHANGUERA.
O primeiro processo implementado é o de colação de grau.
A solução faz toda parte de check list para a solenidade e triagem do aluno – busca no software se ele cumpriu os requisitos acadêmicos (percentual de presença, nota, entrega de trabalho final, entre outros) e se está apto para receber o certificado de conclusão. Pelo fluig, o estudante faz o requerimento, de acordo com o cronograma de cada curso, e também interage com o departamento de marketing, responsável pela organização da cerimônia.
A plataforma também apoiará o Uni-ANHANGUERA em sua nova empreitada com a abertura de cursos à distância, que já está em fase de homologação junto ao Ministério da Educação (MEC). De acordo com a legislação, para oferecer essa modalidade de ensino é essencial ter uma secretaria online. A solução possibilitará um monitoramento efetivo de todo o processo no departamento, como a localização do documento, se já foi assinado ou não e etc.
Além disso, a secretaria online irá diminuir o fluxo de trabalho do departamento e desafogar a central de relacionamento. Para o estudante também haverá ganhos significativos porque ele não precisará chegar mais cedo para enfrentar uma fila apenas para pedir um boleto ou atestados de matrículas. A ideia é facilitar a vida do aluno e fazer com que ele vá para a faculdade apenas para estudar.
Outro módulo que deverá ser adotado já segundo semestre de 2017 é o Gestão Eletrônica de Documentos (GED). Por ser uma instituição tradicional, constantemente há pedidos de segunda de via de diploma de alunos formados há décadas. O GED vai apoiar o gerenciamento e localização desses documentos. Também está em andamento a adoção da funcionalidade de rede social. O objetivo é facilitar ainda mais a comunicação entre os funcionários e docentes e discentes.
“Para a TOTVS é uma satisfação apoiar o Uni-ANHANGUERA nesse processo de digitalização. A nossa experiência no setor educacional comprova que ter uma visão unificada do negócio assegura não só aumento de receita, mas também excelência em ensino”, diz Marcelo Cosentino, vice-presidente de Professional Services da TOTVS.
Sobre a TOTVS
Provedora de soluções de negócios para empresas de todos os portes, atua com softwares de gestão, plataformas de produtividade e colaboração, hardware e consultoria, com liderança absoluta no mercado SMB na América Latina. Com mais de 50% de marketshare no Brasil, ocupa a 20ª posição de marca mais valiosa do país no ranking da Interbrand. A TOTVS está presente em 41 países com uma receita líquida de mais de R$ 2 bilhões. No Brasil, conta com 15 filiais, 52 franquias, 5 mil canais de distribuição e 10 centros de desenvolvimento. No exterior, conta com mais 7 filiais e 5 centros de desenvolvimento (Estados Unidos, México, China e Taiwan). Para mais informações, acesse o website www.totvs.com.
